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Dicas importantíssimas para a terceirização de atendentes de recepção

Causar aquela primeira impressão é imprescindível. A empresa que recepciona bem, revela cuidado com o bom atendimento, estabelece uma boa imagem da organização e muitas vezes já conquista o cliente de primeira. Por isso, é necessário tomar alguns cuidados quando se fala em terceirização de atendentes de recepção.


Quando o serviço é realizado por pessoas despreparadas, a recepção pode ter resultados desastrosos para o negócio. Ela pode afastar o cliente ou, ao menos, evitar com o que o cliente ou consumidor, usufrua do seu produto ou serviço.

Saiba: recepção é um assunto sério. Por isso, a escolha dos profissionais e sua orientação devem ser prioridade. Para te ajudar, selecionamos algumas dicas importantíssimas para que a terceirização de atendentes garanta a boa imagem da organização.


Selecione a empresa terceirizada com cuidado

Na hora de apresentar a proposta, as terceirizadas podem aparentar um funcionamento impecável. Porém, para não cair em uma armadilha, é importante que a sua organização faça uma pesquisa a fundo, antes de assinar o contrato.

Sempre se certifique a empresa de terceirização é realmente idônea. Para isso, solicite e averigue alguns documentos importantes. Entre eles, podemos destacar:

  • certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais;

  • certidão negativa de débitos junto ao INSS;

  • Contrato Social atualizado;

  • certidão negativa de reclamações, que deve ser emitida pelo Procon e apresentada pela terceirizada;

  • lista de referências com nome e contato de atuais clientes da organização;

  • outros documentos que comprovam a qualidade dos serviços prestados.


Defina um perfil adequado para o seu negócio

Diferentes modelos de negócio apresentam uma dinâmica própria de funcionamento e também exigem diferentes níveis de formalidade. Por isso, além de cortesia e simpatia, é preciso considerar outras características específicas e importantes para o seu setor.


Como se trata da recepção da sua empresa, é fundamental definir e exigir que a contratação ocorra de acordo com um perfil de atendimento adequado às suas necessidades.


Além da agilidade, confiabilidade, simpatia e comprometimento — características desejáveis nessa profissão —, sua empresa pode desejar requisitos adicionais, indispensáveis para o bom andamento dos diferentes setores.


O que a sua empresa espera de um atendente de recepção? Responder a essa pergunta é essencial para que a contratada encaminhe pessoas com o perfil compatível com a sua imagem e atividade.


Fique atento ao pagamento dos direitos trabalhistas

O fato de um funcionário ser terceirizado e pago pela contratada não exclui a responsabilidade de sua empresa quanto ao cumprimento dos direitos trabalhistas do colaborador.


A lei é muito clara: a prestadora de serviços tem o dever de pagar tudo que o funcionário tem direito de receber, mas cabe à contratante fiscalizar o cumprimento dessas obrigações.

Portanto, estabeleça em contrato a obrigatoriedade de que a terceirizada forneça mensalmente esses comprovantes — e condicione o pagamento ao cumprimento dessa obrigação. Desta forma, sua empresa realmente se certifica de que todas as exigências legais e trabalhistas foram satisfeitas.


Lembre-se de que quando a terceirizada age de forma ilegal e não efetua o pagamento aos funcionários, a lei sempre se posiciona a favor do trabalhador.


Assim que a Justiça do trabalho identifica essa irregularidade gravíssima, ela pode reconhecer o vínculo entre os profissionais e a contratante, que é obrigada a pagar todos os direitos, encargos, verbas trabalhistas e rescisórias.


Exija e promova treinamento especializado

A recepção definitivamente não é um cargo para pessoas desqualificadas. O profissional precisa ter algumas características essenciais para exercê-lo e, além disso, ser capacitado para realizar o trabalho.


Essa é uma atribuição da empresa terceirizada. Cabe a ela preparar o funcionário para as tarefas básicas da função, como o atendimento, a expressão correta ao falar e escrever, a atenção ao público, o cuidado com a vestimenta e aparência, entre outros procedimentos.

Também cabe à empresa terceirizada a responsabilidade de garantir que ele tenha os conhecimentos necessários para resolver os problemas apresentados pelo público interno e externo.


No entanto, esse profissional vai representar a imagem da organização no primeiro contato. Por isso, é importante que ele participe também das iniciativas promovidas para a capacitação dos funcionários internos. Dessa forma, ele pode entender a cultura da companhia e trabalhar alinhado aos seus objetivos.


Além disso, há certas informações que a empresa terceirizada não tem como transmitir ao funcionário. O atendente de recepção precisa conhecer os processos da organização para encaminhar cada cliente para o setor mais apropriado. Por isso, a própria contratante precisa fazer um bom trabalho de ambientação desses trabalhadores.



Fique atento à rotatividade dos funcionários

Toda rotatividade tem um impacto negativo para a empresa. A organização perde um profissional que já foi treinado e conhece os procedimentos. Como resultado, ocorre uma interrupção no fluxo da produtividade até que outra pessoa seja contratada e capacitada para a função.


Outras consequências comuns são a falta de adaptação com a equipe interna e até mesmo dificuldades com a segurança. Situações que seriam facilmente detectadas por um atendente fixo podem passar despercebidas quando a recepção tem sempre uma pessoa nova e desconhecida realizando o trabalho.


Por esse motivo, antes de contratar uma empresa terceirizada, busque informações com seus atuais clientes e averigue como a contratada lida com essa questão — e se as trocas de funcionários são frequentes.


Altos índices de rotatividade sinalizam uma série de problemas. Os trabalhadores podem deixar a empresa por má gestão, falta de qualificação, pouco cuidado na seleção ou porque ela não cumpre suas obrigações da forma combinada.


Essa é mais uma razão para sua empresa ficar atenta. Se a contratada atrasa pagamentos, não oferece uma remuneração satisfatória ou deixa de pagar horas extras, entre outros problemas, isso tem um impacto negativo direto sobre o seu negócio.


O recepcionista é o retrato da empresa e sua postura deve ser condizente com o ambiente em que trabalha. Capacitação, prestatividade e profissionalismo são essenciais para que ele garanta um bom atendimento e passe a imagem que a companhia deseja transmitir aos seus clientes e parceiros.



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